人材派遣会社でのタイムシート締め作業とは？

毎月1日からの約3～4日間は、派遣社員さんのタイムシート締めの業務に追われます。

タイムシート締めとは何をするのか？というと、まずは月末近くなったら、派遣社員さん全員に「月最後の就業日に、必ずタイムシート入力を完了してね」というリマインダーを、一斉メールにて行います。

そして月が変わると、今度は全員分のタイムシートを目視し、入力漏れやおかしな箇所がないか確認します。

ここで厄介なのが、派遣先により使う勤怠管理システムがまちまちで💀

こちら（人材派遣会社）指定のシステムを使ってくれる企業もありますが、他社のシステムを使うところが半分以上。

また、派遣先によっては今だに紙に手書きのタイムシートを使い、承認者が毎日捺印する、という昭和なところも。

そのため、各派遣社員が使う勤怠入力システムにアクセスしたり、FAXで送られるタイムシートを1つ1つチェックします。

就業前の「説明会」での勤怠入力締日の説明、そしてリマインダーも毎月出しているにも関わらず、2人に1人は勤怠未入力部分があったり、最悪の場合1か月まるまる真っ白なまま、という派遣社員も。

お給料、要らないのかしら？？

また、システムによっては、例えば午前の部・休憩時間・午後の部、と3か所に時間入力箇所があったりします。しかも、入力内容の整合性が取れない場合にエラーを感知するようシステムが組まれていない場合も。そのため、

午前の部　　9:00 - 12:00

休憩時間　　12:00 -13:00

午後の部　　14:00 - 19:00

のように勤怠入力されていて、 

「おーーーい、13時～14時はどこに行った？」😖

 というような事がしばしばあります。

このように、未入力や入力間違いがある場合、派遣社員に個別連絡をします。

指揮命令者が勤怠の入力間違いを見逃して承認している場合は、指揮命令者にも連絡をし、承認取り下げ⇒派遣社員による入力訂正⇒再度承認、という、非常に面倒なステップがあります😥。

派遣社員の勤怠承認をする派遣先の指揮命令者には、

１．毎回といっていいほど、承認期限日までに承認してくれない

２．勤怠承認を忘れている日がランダム（飛び飛び）にある

３．最後の数日だけ、なかなか承認しない

など、厄介者が結構な割合でいます。

承認期限日になっても放置の場合は、指揮命令者に直々プッシュをします。

指揮命令者にも派遣社員の就業前に、承認締め切り日について連絡をしているのですが、中には「毎月、承認のリマインダーをくれませんか？」と言ってくる人が。そんなリクエストに個別に応えていると限りなく業務が増えるわけで、「そんな事は自分で管理しろ😠！」と思いつつ、やーんわりとお断りしていました。

更に面倒なのが、各人材派遣会社は勤怠管理や支払管理を1つのシステムで管理しているので、各システムの勤怠情報を自社システムに入れこむ作業。

他システムと自社システムがオートメーション化されていて、ワンクリックで情報がエクスポートされる・・・なんて遥か彼方の夢物語。

自社システムへの情報入力は、全てマニュアル、手打ちです😭😭😭

他の業界でも同じだと思いますが、締め業務はバックオフィスにとって壮絶。休みたくても冠婚葬祭でもない限り、絶対無理です。

そんな中、コンサルタント（営業）で月初に休む野郎がちらほら。

自分が担当する派遣社員の勤怠が未入力だったり、勤怠が承認されなかったら、お金が発生しない＝そこから生じるコンサルタント自身のインセンティブも無い、という構図なのに、それに気づきもしない。

インセンティブ制度が無いバックオフィスの人にとっては、正直タイムシートが入力されていようがいまいが、関係ありません。けれど、仕事だし休むわけにはいかない。

というわけで月初に休んでしまうコンサルタントは、評判がダダ下がりになります👎。

私が勤務する人材派遣会社で抱える派遣社員さんの数は、大手に比べると数分の一ぐらいでしたが、それでもヒーヒー言ってました。大手だとバックオフィスの人数も相当いるとはいえ、想像を絶する大変さだろうなぁ・・・